Những quy tắc cư xử lịch thiệp cần thiết trong môi trường văn phòng Nhật Bản

Nhật Bản là một quốc gia với tính văn hóa đa dạng và đồ sộ. Văn hóa Nhật được thể hiện trong từng lời nói, hành động và cả một hệ thống cư xử lịch thiệp, đúng đắn trong từng hoàn cảnh khác nhau. Trung tâm tiếng Nhật Kosei giới thiệu cho bạn 9 quy tắc cư xử lịch thiệp cần thiết cho các bạn đang làm việc tại công ty Nhật Bản giúp bạn tạo được ấn tượng tốt trong con mắt của cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng Nhật.

 

Cùng trung tâm tiếng Nhật Kosei điểm danh 9 quy tắc cư xử lịch thiệp cần thiết khi làm việc với công ty Nhật!

9 quy tắc cư xử lịch thiệp trong môi trường doanh nghiệp Nhật Bản

1. Đợi trước khi ngồi xuống

Khi tới văn phòng của đối tác hoặc khách hàng, bạn nên đợi cho đến khi họ nói “Mời ngồi” thì mới ngồi xuống. Thực ra, đây là một hành động nhã nhặn, lịch thiệp bất kể khi bạn là khách ở công ty khác hay được mời tới nhà của một người bạn chơi.

 

2. Sắp xếp chỗ ngồi theo cấp bậc

Xã hội Nhật thường coi trọng tới địa vị trong các mối quan hệ xã hội. Hiển nhiên, những nhân viên có cấp bậc cao có vị thế cao, tương tự như những người có kinh nghiệm hơn, hoặc đơn giản là già hơn. 

 

 

Hình vẽ trên thể hiện vị trí cho mỗi người với lối ra ở phía dưới, bên trái và người chủ trì cuộc gặp gỡ ( 議長ーぎちょう）ở trung tâm. Bạn có thể thấy có cách sắp xếp khác nhau đối với bố trí căn phòng khác nhau. Nhưng thông thường, người có địa vị cao nhất sẽ ngồi cạnh người chủ trì.

 

3. Cởi áo khoác trước khi bước vào tòa nhà

 

 

Nếu bạn đang có công việc kinh doanh vào cuối năm, tác phong chính thông là cởi áo khoác và gập lại cầm theo trên tay trước khi bước vào tòa nhà hay văn phòng. Bởi vì, nếu bạn dừng ở hành lang và cởi áo khoác thì có thể bạn đang chắn đường các nhân viên và vị khách khác đó.

 

4. Vào thang máy theo thứ tự thích hợp

 

 

Thoáng qua thì trông có vẻ phức tạp như việc sắp xếp chỗ ngồi, nhưng thực ra, chúng có cách thức chung. Người có địa vị cao hơn (bao gồm cả khách) vào thang máy trước. Để người khác vào thang máy trước bạn luôn được coi là hành động lịch sự. Người có địa vị thấp sẽ vào thang máy cuối cùng và đứng ở vị trí gần bảng điều khiển để bấm số tầng hoặc bấm giữ cửa thang máy.

 

5. Gõ cửa 3 lần

Muốn vào phòng, hãy gõ cửa 3 lần. Tại sao nhân viên Nhật thường gõ cửa 3 lần thay vì 2 lần? Bởi vì người Nhật gõ cửa 2 lần khi muốn kiểm tra xem nhà vệ sinh có đang được sử dụng hay không.

 

6. Để danh thiếp của đối tác trên bàn

Có cả một hệ thống ứng xử đối với danh thiếp trong văn hóa Nhật. Một điểm đáng lưu ý đó là sau khi nhận danh thiếp của ai đó, bạn không nên nhanh chóng cất đi. Hành động cất danh thiếp ngay thể hiện bạn chỉ lướt qua danh tính của họ thay vì tôn trọng người đối diện.

 

 

Mặt khác, để danh thiếp trên bàn trong suốt buổi họp hay buổi gặp gỡ cũng thô lỗ, điều này ám chỉ rằng bạn đã quên hoàn toàn về tấm danh thiếp. Vì thế, cất danh thiếp trước khi buổi họp nghỉ giải lao hoặc kết thúc là cực kỳ cần thiết. Lời khuyên của mình là để danh thiếp trên bàn cho tới lúc mọi người trở nên tập trung, nghiêm túc, rồi khéo léo cất danh thiếp đi trong khi mọi người đang chăm chú đọc tài liệu, ghi chép.

 

7. Đợi cho đến khi họ nhấp một ngụm trà trước khi bạn làm

Khi đến văn phòng của khách hàng, bạn thường được phục vụ một tách trà. Thông thường, phục vụ trà là nhiệm vụ phổ biến của nhân viên cấp thấp trong công ty không có tiếp tân.

Nhưng cho dù trà thể hiện lòng mến khách của họ thì uống một ngụm trà ngay khi tách trà được đặt xuống lại thể hiện rằng bạn quan tâm nhiều vào tách trà miễn phí này hơn công việc với đối tác hay chủ đề mà bạn sắp thảo luận. Vì thế, theo phong tục của họ, hãy đợi cho đến khi đối phương uống một ngụm trà rồi bạn mới dùng tách trà của mình. Trong lúc đó hãy củng cố sự kiên nhẫn của mình bằng việc nghĩ rằng trà Nhật Bản thường rất nóng, và bạn có thể bị bỏng lưỡi nếu uống ngay.

8. Đặt danh thiếp của bạn phí dưới danh thiếp của đối tác

 

Khi trao đổi danh thiếp, hãy đặt danh thiếp của bạn bên dưới danh thiếp của đối tác. Một lần nữa, logic bên dưới quy tắc này không khó để thực hiện theo, nếu bạn đặt danh thiếp của mình ở phía trên thể hiện rằng danh thiếp của đối tác không quan trọng bằng của bạn.

 

9. Cúi đầu cho đến khi cửa thang máy đóng hoàn toàn

Tại các cửa hàng ở Nhật Bản, việc nhân viên cúi đầu chào khách hàng sau khi mua hàng rất phổ biến. Có một nghi thức tương tự trong trường hợp văn phòng, nhưng nếu văn phòng ở tầng 15 của một tòa nhà cao tầng, nhân viên thường đi theo hướng dẫn khách mời tới thang máy thay vì trước cửa phòng.

Thay vì để khách đứng một mình, họ thường đợi cho tới khi thang máy đến trước khi nói tạm biệt, và kết thúc bằng việc cúi đầu sâu. Để tạo ấn tượng cuối cùng đối với vị khách, bạn phải cúi đầu cho đến khi cửa thang máy đóng lại. Điều cần chú ý là bạn phải canh thời gian để thực hiện cúi đầu chính xác. Nếu cúi đầu muộn thì bạn không thể cúi đầu đủ sâu để thể hiện sự tôn trọng. Nếu cúi đầu quá sớm thì bạn sẽ gây ra một tình huống không thoải mái khi đối tác phải nhìn bạn cúi đầu trong 1 khoảng thời gian dài.

 

Hy vọng trung tâm tiếng Nhật Kosei đem lại thông tin hữu ích cho bạn và có thể giúp bạn phần nào tự tin giao tiếp trong môi trường công ty Nhật Bản hoặc làm việc với các đối tác nước ngoài.