Có câu: “Một người Nhật chưa chắc giỏi hơn một người Việt nhưng ba người Nhật chắc chắn hơn ba người Việt”.

Vì sao lại vậy? Có điều gì đặc biệt trong phương pháp làm việc của người Nhật?

Cùng Trung tâm tiếng Nhật Kosei khám phá nha ^^

Văn hóa Nhật Bản

>>> 6 quy tắc cần lưu ý khi trả lời phỏng vấn tại các công ty Nhật Bản

>>> 35 Từ vựng tiếng Nhật thông dụng trong công ty

Phương pháp làm việc nhóm kì diệu của người Nhật Bản

Bạn đã từng nghe tới phương pháp làm việc nhóm HORENSO?

Đây có thể xem là những kỹ thuật làm việc rất căn bản mà người Nhật đều nằm lòng. Horenso giải quyết vấn đề quan trọng nhất trong làm việc nhóm: tương tác nhóm qua giao tiếp. Chính do cách làm việc này mà người Nhật làm việc nhóm với năng suất rất cao.

Về cơ bản, Horenso là công cụ giao tiếp được áp dụng nhằm mục đích tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp. Horenso là viết tắt củ 3 cụm từ tiếng Nhật 報告(Hōkoku – Báo cáo), 聯絡 (Renraku – Liên lạc), 相談 (Sōdan – Thảo luận). Đây là ba yếu tố chính trong giao tiếp nhóm, giúp thông tin được truyền đi một cách dễ dàng.

1. HOKOKU: Báo cáo.

Báo cáo là một nhiệm vụ giúp cấp trên, người quản lý nắm rõ tình hình, tiến độ thực hiện công việc. Đừng chờ đến lúc được hỏi, hãy chủ động báo cáo để sếp của bạn có thể biết công việc bạn đang làm diễn biến ra sao.

Thời điểm báo cáo tốt nhất là ngay sau khi hoàn thành công việc được giao (đối với các nhiệm vụ nhỏ), xong một phần công việc (đối với các nhiệm vụ lớn, phức tạp).

Khi bạn có một phương pháp mới cải tiến, giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, hãy báo cáo ngay. Khi công việc của bạn gặp sự cố, hãy báo cáo ngay, người Nhật luôn ưu tiên cho tin xấu trước.

Hãy báo cáo một cách dễ hiểu, ngắn gọn nhưng phải thật chính xác với văn phong lịch sự, tôn trọng người đọc báo cáo.

2. RENRAKU: Liên lạc.

Liên lạc nhằm thông báo cho đối tác, đồng nghiệp,… những thông tin cần thiết của công việc giúp họ nắm tình hình nhanh và tạo sự an tâm, tin tưởng.

Có thể liên lạc qua cuộc họp ngắn mỗi ngày, điện thoại hay fax, thậm chí là nói chuyện trực tiếp. Nhưng, đôi khi bạn muốn liên lạc với một người mà người đó đang bận thì sao? Xin lỗi là cách nhanh nhất để có thể làm việc đó.

Đây là hình thức đưa thông tin tới người nhận một cách đơn thuần nên không cần gò ép theo chuẩn mực. Đây cũng không phải một cuộc thảo luận hay bàn bạc nên bạn cần tránh đặt câu hỏi khi liên lạc.

3. SODAN: Thảo luận.

Thảo luận nhằm thống nhất vấn đề, tránh đi lạc hướng, đồng thời, tìm ra giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề. Để cuộc thảo luận có hiểu quả, hãy tập hợp nhiều người ở nhiều bộ phận, nhiều tính cách khác nhau để có được cái nhìn toàn diện, tránh tình trạng “thứ nhất ngồi lỳ, thứ nhì đồng ý”.

Hãy khuyến khích người tham gia thảo luận nêu ý kiến, nhận định cá nhân để tìm ra được giải pháp tốt nhất cho vấn đề.

Horenso về mặt l‎ý thuyết thì vô cùng đơn giản và hiểu quả của nó là điều không thể phủ nhận. Hãy thử áp dụng công cụ này từ những việc đơn giản nhất để cảm nhận sức mạnh của nó.

Học tiếng Nhật giao tiếp khi phỏng vấn qua bài sau cùng Trung tâm tiếng Nhật Kosei nha: >>> Một số câu hỏi khi phỏng vấn bằng tiếng Nhật